Es gibt diese Momente, in denen aus einem alltäglichen Frust etwas Größeres entsteht. Bei uns war es ein Stapel Personalfragebögen – unleserlich, unvollständig, frustrierend und maximal unproduktiv.
Ein Problem aus der Praxis
2019 kam Emmys Team in der Steuerkanzlei mit den folgenden Worten auf sie zu:
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Das mit den Fragebögen für die Personalstammdaten ist furchtbar...
Die Situation war typisch für die gesamte Steuerbranche: Wenn Mandanten neue Mitarbeiter einstellten, wurden die Papierfragebögen meist unvollständig zurückgeschickt. Dann ging das Hin-und-Her-Telefonieren los – zwischen Kanzlei, Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Ein zeitraubender Prozess, der alle Beteiligten frustrierte.
Emmy – selbst seit über 15 Jahren Steuerberaterin – hat verstanden: Das kann nicht nur ihr Problem sein. Also kam sie auf mich zu. Ich betreute damals bereits ihre Kanzlei-Website und hatte viel Erfahrung in der Planung und Umsetzung von komplexen Softwarelösungen.
Gemeinsam haben wir in einem Design Thinking Workshop mit Steuerberatern, Lohnbuchhaltern, Arbeitgebern und Arbeitnehmern die Herausforderungen analysiert und erste Ideen entwickelt.
Die Idee
Unser Ansatz war von Anfang an klar: Keine digitalisierten Aktenordner. Keine ausfüllbaren PDFs. Sondern intelligente Formulare, die alle Beteiligten verstehen.
Das Konzept ist dreiteilig: Arbeitgeber, Arbeitnehmer und Kanzlei füllen jeweils ihren Teil aus – am Smartphone, Tablet oder PC. Die Daten laufen zusammen, werden automatisch validiert (IBAN, Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer) und für das DATEV System bereitgestellt.
Mir war wichtig, dass die Nutzerführung so klar ist, dass im besten Fall niemand Hilfe braucht. Wir haben Tutorial-Videos eingebaut, verständliche Sprache verwendet und jeden Formularschritt so gestaltet, dass er selbsterklärend ist. Denn Formulare ausfüllen ist immer blöd – für jeden. Aber es muss nicht furchtbar sein.
Der Weg zum DATEV-Partner
Seit April 2023 ist Fastdocs offizieller Partner auf dem DATEV-Marktplatz. Die Daten können direkt über den Lohnimportdatenservice ins DATEV-Rechenzentrum übertragen werden – sicher und ohne Zwischenschritte. Das war ein wichtiger Meilenstein für uns, weil DATEV in der Steuerberaterbranche der Standard ist.
Das Wachstum
Die Zahlen zeigen eindrucksvoll, dass wir nicht die Einzigen mit diesem Problem waren:
Seit dem Launch im Jahr 2019 nutzen mittlerweile 950+ Kunden unseren SaaS-Service.
Inzwischen arbeitet ein Team von 15+ Mitarbeitern am Standort Solingen daran, die Lösung weiterzuentwickeln. Neben dem Kernprodukt „Personalstammdaten" gibt es mittlerweile auch Module für Mandantenstammdaten und Bewegungsdaten.
Meine Rolle
Als Co-Founder und Head of Product verantworte ich bei Fastdocs die Produktstrategie und die Entwicklung unserer Lösungen. Das heißt konkret: Ich entscheide mit, wohin wir uns als Unternehmen entwickeln, welche Produkte wir bauen und wie wir sie gestalten.
Strategie und Design gehen dabei Hand in Hand. Ich sorge dafür, dass unsere Software so funktioniert, dass sowohl Lohnbuchhalter als auch Arbeitnehmer sie ohne Schulung bedienen können – aber auch dafür, dass wir als Unternehmen die richtigen Prioritäten setzen. Bei einem 15-Personen-Team bedeutet das: nah am Produkt bleiben, nah am Kunden, und trotzdem den Blick fürs große Ganze behalten.
Was mich an diesem Projekt begeistert
Fastdocs ist kein Produkt, das wir gebaut haben, um es zu verkaufen. Es ist eine Lösung, die entstanden ist, weil wir selbst das Problem hatten. Und offensichtlich waren wir nicht die Einzigen.
Wir haben gezeigt, dass man auch in einer traditionellen Branche wie der Steuerberatung mit klarem Design und durchdachten Prozessen echten Mehrwert schaffen kann. Heute sparen wir täglich tausende Arbeitsstunden in deutschen Steuerkanzleien – und das fühlt sich ziemlich gut an.